แนวทางการใช้รหัสแท่งในการบริหารจัดการ

* ข้อมูลจาก หนังสือ บาร์โค้ด คู่มือการออกแบบและติดตั้งระบบ ของ ดร.คำนาย อภิปรัชญาสกุล ISBN 9747216582

รหัสแท่ง (barcode)

รหัสแท่งจัดเป็นสัญลักษณ์ หรือ ภาษาที่ใช้ในการติดต่อสื่อสารกับระบบคอมพิวเตอร์ โดยมีเครื่องอ่านรหัสแท่ง ทำหน้าที่ในการแปลรหัสแท่ง เป็นตัวเลขหรือตัวอักษร ที่สามารถเข้าใจได้ ซึ่งรหัสแท่งจะประกอบด้วยชุดของแท่งสีอ่อนและแท่งสีเข้ม วางขนานและสลับกันเป็นรูปสี่เหลี่ยมผืนผ้า โดยมีบริเวณขอบสว่างทุกด้าน และในปัจจุบันรหัสแท่งมีมากกว่า ๒๐ ระบบ โดยการนำรหัสแท่งไปใช้ในหน่วยงานนั้น สามารถที่จะเลือกใช้ระบบใดหรือกำหนดใช้เองก็ได้ แต่อย่างไรก็ตามเพ่อให้การใช้รหัสแท่งเป็นมาตรฐานสากลเป็นที่ยอมรับและสะดวกต่อการสื่อสารระหว่างหน่วยงานที่อาจมีขึ้นได้ในอนาคต จึงควรจะเลือกใช้ระบบที่เป็น รหัสแท่งมาตรฐาน

รหัสแท่งมาตรฐาน

เพื่อให้การใช้รหัสแท่งของแต่ละหน่วยงานสามารถติดต่อสื่อสารกันได้ จึงได้มีการกำหนดเป็นรหัสแท่งมาตรฐาน ซึ่งมีอยู่ด้วยกันหลายระบบ ซึ่งการเลือกใช้ระบบใดนั้น ขึ้นอยู่กับประเภทของธุรกิจที่ดำเนินการ โดยจำเป็นต้องพิจารณาร่วมกับปัจจัยอื่น ๆ ด้วย ดังนั้นจึงมีความจำเป็นที่จะต้องปรึกษาหน่วยงานที่กำกับดูแลการใช้รหัสแท่งใยแต่ละประเทศ ในการเลือกใช้รหัสแท่งมาตรฐานที่จะใช้ในหน่วยงาน
ตัวอย่างของรหัสแท่งมาตรฐานอาทิเช่น UPC, Code 39, Code 93, EAN, Interleaved 2 of 5, Code 128, Codabar, Code 11, Code 16k, Code 49 JAN, TAN เป็นต้น และสำหรับสำหรับประเทศไทยนั้นนิยมใช้มาตรฐาน EAN-13 และมีแนวโน้มที่จะมีการขยายเป็นการใช้ EAN-128 เพื่อรองรับข้อมูลต่าง ๆ ที่เพิ่มขึ้น

องค์ประกอบของรหัสแท่ง

รหัสแท่งเป็นเพียงรหัส ซึ่งจะเกิดประโยชน์ก็ต่อเมื่อมีการนำข้อมูลไปประยุกต์ใช้แบบเต็มระบบ ซึ่งสามารถสรุปองค์ประกอบของระบบรหัสแท่งได้ดังนี้
๑. ข้อมูลหรือสารสนเทศ ที่บรรจุในรหัส ไม่ส่าจะเป็นเพื่อบ่งชี้เอกลักษณ์ของผลิตภัณฑ์และของต่าง ๆ หรือเป็นข้อมูลที่ใช้ในงานบริการ และบริหารจัดการ
๒. ตัวรหัสแท่ง คือรูปแบบของรหัสแท่งที่ปรากฏอยู่บนผลิตภัณฑ์
๓. การพิมพ์และฉลาก คือกระบวนการที่ทำให้ รหัสแท่งปรากฏบนผลิตภัณฑ์
๔. เตรื่องอ่านรหัสแท่ง ซึ่งทำหน้าที่แปลรหัสแท่งเป็นสัญญาณดิจิตอล เพื่อนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์ต่อไป

การใช้ประโยชน์ของรหัสแท่ง

การใช้ประโยชน์ของรหัสแท่งจำแนกออกเป็น ๒ ลักษณะด้วยกัน
๑. การใช้เพื่อระบุ หรือจำแนกผลิตภัณฑ์
เป็นการใช้รหัสแท่ง เพื่อให้ทราบถึงความแตกต่างของผลิตภัณฑ์ทั้งนี้เพื่อความสะดวกในการค้า อาทิเช่น การใช้ EAN.UCC-13 ในการจำแนกผลิตภัณฑ์ที่ใช้ในร้านค้าทั่วไป การใช้ ISBN ในการจำแนกหนังสื่อ และสื่อสิ่งพิมพ์ การใช้ ISSN ในการจำแนกวารสาร สิ่งพ์ต่อเนื่อง ต่าง ๆ
๒. การใช้เพื่อช่วยในการบริการจัดการ และการบริการ
เป็นการใช้รหัสแท่งเพื่อการสื่อสาร แลกเปลี่ยน สารสนเทศอิเล็กทรอนิกส์ ทั้งนี้เพื่อให้การอ่านข้อมูลมีความถูกต้อง ประหยัดเวลา และเป็นมาตรฐานเดียวกัน อาทิเช่น เลขหมายที่ตั้งสากล (GLN) รหัสเลขตู้ลำดับคอนเทนเนอร์ในการจัดส่ง (SSCC) เป็นต้น

โดยการใช้ประโยชน์ทั้ง ๒ ลักษณะ จะต้องศึกษาถึงระบบรหัสแท่ง อย่างละเอียดเสียก่อน และเมื่อต้องการใช้เพื่อการระบุหรือจำแนกผลิตภัณฑ์ จำเป็นที่จะต้องสมัครเข้าเป็นสมาชิกของ สถาบันหรัสสากล สภาอุตสาหกรรมแห่งประเทศไทย เสียก่อน โดยขั้นตอนและค่าใช้จ่าย สามารถติดต่อได้ที่ http://www.gs1thailand.org/ และสำหรับ ISBN ISSN สามารถติดต่อได้ที่ หอสมุดแห่งชาติ

ตัวอย่างแนวทางการใช้รหัสแท่ง

๑. การใช้เพื่อระบุ หรือจำแนกผลิตภัณฑ์
ใช้กำหนดรหัสแท่งให้กับผลิตภัณฑ์ โดยใช้หลักการที่ว่า ผลิตภัณฑ์แต่ละชนิดจะมีรหัสไม่ซ้ำกัน และผลิตภัณฑ์ชนิดเดียวกันแต่ต่างขนาดบรรจุภัณฑ์ ก็จะมีรหัสแตกต่างกันด้วยเช่นเดียวกัน ยกตัวอย่างเช่น

ผลิตภัณฑ์ ก ขนาดบรรจุ ๑ ขวด จะมีรหัสเป็น xxxxxxxx0101x
ผลิตภัณฑ์ ก ขนาดบรรจุ ๒๐ ขวด จะมีรหัสเป็น xxxxxxxx0102x

ผลิตภัณฑ์ ข ขนาดบรรจุ ๑ ขวด จะมีรหัสเป็น xxxxxxxx0201x
ผลิตภัณฑ์ ข ขนาดบรรจุ ๒๐ ขวด จะมีรหัสเป็น xxxxxxxx0202x

ดังนั้นจะเห็นได้ว่าเมื่อมีการเบิกจ่าย หรือ ตรวจนับ โดยใช้เครื่ออ่านรหัสแท่ง จะมีความสะดวกและรวดเร็วขึ้นได้แต่ทั้งนี้ก็ขึ้นกับโปรแกรมที่ใช้งานประกอบด้วย

๒. การใช้เพื่อช่วยในการบริการจัดการ และการบริการ
ใช้ในการกำหนดรหัสแท่งให้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ เพื่อใช้ประโยชน์ในการควบคุม และบริการหลังการขาย การซ่อมบำรุง และการเก็บประวัติการบำรุงรักษาและซ่อมแซมเป็นต้น


การบริหารการใช้รหัสแท่ง

การนำมาใช้รหัสแท่งมาใช้ในหน่วยงานนั้น จำเป็นต้องมีคณะทำงาน เพื่อให้เกิดประสิทธิผล โดยเริ่มตั้งแต่ภาพรวมของระบบ การออกแบบและพัฒนาทักษะ และการนำระบบออกประกาศใช้ โดยความสำคัญของคณะทำงานได้แก่ การเป็นผู้ขับเคลื่อนหลักในการ พัฒนา บริหารจัดการ และควบคุมระบบของรหัสแท่ง เป็นผู้เผยแพร่ ทำความเข้าใจ และเพิ่มการรับรู้ของสมาชิกในหน่วยงาน ให้เกิดการยอมรับและมีส่วนร่วมในการระบบรหัสแท่ง
โดยหน้าที่ของคณะทำงานสรุปได้ดังนี้
๑. รวบรวมข้อมูล ทำหน้าที่รวบรวมข้อมูลจากทุกส่วนงาน และทุกเรื่อง ที่เกี่ยวข้อง ซึ่งถือว่าเป็นหน้าที่สำคัญมากในการเริ่มต้นใช้ระบบ
๒. กำหนดวัตถุประสงค์และข้อกำหนดต่าง ๆ ซึ่งจำเป็นต้องได้รับอำนาจจากผู้บริหารระดับสูง ซึ่งข้อมูลที่ได้นี้จะนำไปเป็นแนวทางในการพัฒนาและกำหนดเพิ่มเติมในระดับต่าง ๆ เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนด
๓. การวิเคราะห์ต้นทุน ซึ่งจะแบ่งความรับผิดชอบเป็น ๒ ส่วน คือการศึกษาความเป็นไปได้ของการนำระบบรหัสแท่งมาใช้ และศึกษากำหนดต้นทุนและงบประมาณที่แท้จริงเพื่อเสนอผู้บริหารสูงสุดพิจารณาต่อไป
๔. การประเมินที่ปรึกษาและผู้จำหน่ายระบบรหัสแท่ง โดยจะต้องพิจารณาว่าให้ประโยชน์อะไรกับหน่วยงานมากที่สุด
๕. การยอมรับงานในระบบของรหัสแท่ง จะต้องสร้างวิธีการเพื่อตรวจรับระบบว่าสอดคล้องกับการออกแบบ รายละเอียดข้อกำหนด และมีหน้าที่ประสานงานกับผู้ทำงานในหน่วยงานที่เกี่ยวข้องทุกคน ซึ่งรวมถึงฝึกอบรมก่อนการติดตั้งระบบอีกด้วย

องค์ประกอบของคณะทำงาน
โดยปกติแล้วเพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลควรมีองค์ประกอบประมาณ ๕-๖ คน โดยควรมีตัวแทนจากส่วนงานต่าง ๆ ดังนี้ ตัวแทนจากส่วนงานบริหารที่มีอำนาจตัดสินใจ ตัวแทนจากผู้บริหารระดับกลาง ตัวแทนจากส่วนงานที่เกี่ยวข้องกับสารสนเทศและประมวลผลข้อมูล ตัวแทนจากหน่วยงานที่เกี่ยวของกับใช้รหัสแท่ง ตัวแทนจากฝ่ายการเงิน ตัวแทนจากฝ่ายการตลาด และตัวแทนจากผู้ควบคุมระบบรหัสแท่ง

ข้อควรระวังในการใช้รหัสแท่ง

ระบบรหัสแท่งเป็นเพียงแค่การรวบรวมข้อมูลเพื่อประโยชน์เท่านั้น ไม่สามารถแก้ไขปัญหาทั้งหมดได้ ต้องใช้ร่วมกับ โปรแกรมที่ใช้ในการอ่าน แปลรหัส การจัดการสินค้า และการบริหารจัดการต่าง ๆ และยังต้องได้รับการสนันสนุนจากผู้บริหารระดับสูง และผู้ปฎิบัติงานทุกระดับอีกด้วย ทั้งนี่สาเหตุของความล้มเหลวในการนำระบบมาใช้สรุปได้ดังนี้
๑. ขาดเป้าหมายที่ชัดเจน
๒. ขาดความรู้เกี่ยวกับความสามารถของเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้อง
๓. มีการแก้ปัญหาหลาย ๆ อย่างพร้อม ๆ กัน
๔. การออกแบบระบบไม่ดี
๕. ขาดการสื่อสารภายในหน่วยงานที่ดี
๖. การตัดงบประมาณการลงทุนและการฝึกอบรม